Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzinformation im Rahmen des Bewerberverfahrens

Im Folgenden informieren wir Sie als Bewerber bzw. als Interessent an einer von uns ausgeschriebenen Stelle über die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach DSGVO zustehenden Rechte uns gegenüber. 

Verantwortlicher für die Datenerhebung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Bedifol GmbH, Byk-Gulden-Straße 2 // 12, 78467 Konstanz Deutschland

Telefon: +49 (7531) 12738 10

Telefax: +49 (7531) 12738 98

E-Mail: info@bedifol.com

 
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Matthias Herkert, Bedifol GmbH, Byk-Gulden-Straße 2 // 12, 78467 Konstanz

E-Mail: datenschutzbeauftragter@bedifol.com

Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten und dem Datenschutz.

Welche Daten werden verarbeitet?

Relevante personenbezogene Daten können neben Ihren Stammdaten (z.B. Name, Titel, Geschlecht), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern) und Adressdaten (z.B. Straße, Ort, Land) insbesondere alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Nachweise, Referenzen etc.) sowie ggf. die im Rahmen des Auswahlprozesses mit Ihnen geführte Korrespondenz und Notizen aus Gesprächen mit Ihnen sein. Ohne diese Daten werden wir regelmäßig nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbungsunterlagen zu bearbeiten und diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu berücksichtigen.

Einsatz von Personio (Cloud‑Tool)

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess eine spezialisierte Software der Personio SE & Co. KG.. Die Personio SE & Co. KG wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Bewerbung ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art 28 DSGVO abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Sofern dieser Dienstleister Unterauftragnehmer einsetzt, geschieht dies nach den Grundsätzen der DSGVO.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung bleibt unser Unternehmen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern der EU; eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Um die eingehenden Bewerbungen effizient zu überprüfen, setzt Personio KI-gestützte Technologie ein, um die am Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeitenden zu unterstützen. Sie analysiert die personenbezogenen Daten in Ihrer Bewerbung, insbesondere Ihren Lebenslauf sowie die für die jeweilige offene Stelle relevanten Qualifikationen, Kompetenzen, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnisse und Ihren Standort, und stellt unseren Mitarbeitenden eine strukturierte Übersicht über diese Informationen zur Verfügung, zusammen mit einem Hinweis darauf, inwieweit diese den Anforderungen der Stelle entsprechen. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über die Einladung oder Ablehnung, jede Entscheidung wird von einer verantwortlichen Person geprüft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f. Die Speicherdauer Ihrer Daten wird durch den Einsatz von Personio nicht verändert, es gelten die unter „Speicherdauer“ genannten Fristen.

Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb des Unternehmens

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Im weiteren Prozess haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses von Ihnen erhalten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollten Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, erfolgt die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen. Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Speicherdauer

Ihre im Rahmen des Auswahlverfahrens verarbeiteten Daten werden, sofern keine Einstellung erfolgt, spätestens sechs Monate nach Beendigung des Auswahlverfahrens gelöscht (basierend auf. Art 15 Abs. 4 AGG i.V.m. § 61b ArbGG). Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eingestellt werden, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

Sofern Sie Ihre Bewerbung selbst zurückziehen, löschen wir Ihre Daten sofort nach Kenntnisnahme Ihrer Rückziehung der Bewerbung.

Bewerberpool

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bzw. § 26 Abs. 3 BDSG in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von einem Jahr gelöscht.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.bedifol.com/datenschutz unsere allgemeine Datenschutzerklärung und Informationen zu Ihren Betroffenenrechten einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.